Атлас24

База знаний для управляющей компании

Кейс

Как Атлас24 помог структурировать документы и оптимизировать их хранение для управляющей компании

Проблема
Все данные хранятся на жестком диске на 10 компьютерах в УК в разрозненном порядке, из-за чего сотрудники компании тратят много времени на поиск необходимых документов и инструкций. Работники УК имеют доступ ко всем документам, вне зависимости от специализации.

Задача
Оптимизировать хранение данных в единой системе. Обеспечить распределение документов по категориям и уровню доступа. Сократить время обработки обращений от жильцов.

О компании

3 месяца назад в Атлас24 обратилась управляющая компания. Она столкнулась с ростом количества обращений от жильцов ЖК. На данный момент под руководством управляющей компании находится 3 сданных в эксплуатацию многоквартирных дома. В компании работает более 50 сотрудников.

Все необходимые для работы документы УК хранила на жестких дисках 10 компьютеров в офисе, из-за чего возникал ряд проблем:

Большие затраты времени на поиск и сортировку информации. Отдел работы с клиентами тратил на поиск нужной информации в среднем около 30 минут. Это сильно замедляло процессы работы и раздражало жильцов.
Доступность данных для всех сотрудников. Электрики, сантехники, диспетчеры имели доступ ко всем данным. Возникали путаницы. Новые сотрудники не могли быстро влиться в работу.

Сотрудникам приходилось держать большие объемы информации в голове, тратить время на поиск новых документов, а новые работники подолгу не могли сориентироваться в разрозненных папках.

Руководством управляющей компании было принято решение подключить базу знаний, в которой можно было бы хранить документы и обеспечивать к ним бесперебойный доступ сотрудников.

Как выбирали базу знаний

Руководству управляющей компании было важно, чтобы база знаний:

Была разработана отечественным производителем ПО
На данный момент многие зарубежные сервисы ушли из России и нет никаких гарантий, что другие не последуют их примеру. Именно поэтому компания решила довериться российскому производителю.
Позволяла хранить все документы в одном сервисе
Сотрудники должны быстро ориентироваться в рабочем пространстве и иметь доступ ко всем необходимым для их работы документам, чтобы клиентам не приходилось ждать.
Позволяла настраивать права доступов
Такой функционал позволил бы определить, кто может редактировать документы, а кто только просматривать, что обеспечило бы дополнительную безопасность данных.

Всем этим параметрам соответствовал Атлас24 – база знаний, которая долгое время существовала в виде приложения для Битрикс24. Она получила свыше 10 000 установок от пользователей и стала одним из самых популярных приложений в каталоге. Сегодня Атлас24 функционирует не только внутри Битрикс24, но и в качестве полноценного SaaS-сервиса.

Результаты внедрения и перспективы

Обучение сотрудников заняло около 3 дней – благодаря интуитивно понятному интерфейсу Атлас24 все быстро сориентировались в рабочем пространстве. Рабочим больше не приходится ждать, когда освободится один из диспетчерских ПК, – всю необходимую информацию можно открыть даже на смартфоне.

База знаний позволяет сотрудникам совместно работать над документами, делиться опытом и обновлять информацию. Это способствует более эффективной работе команды и повышает качество обслуживания жильцов ЖК. Благодаря внедрению Атлас24 время обработки обращений от клиентов сократилось в 3 раза с 30 до 10 минут, а положительных оценок работы сотрудников стало в 2 раза больше.

Все сведения о домах, клиентах, документах, процедурах и инструкциях теперь хранятся в одном месте. А информация была разделена по группам: акты, договоры, образцы заявлений, журналы, отчеты, ведомости и протоколы. Теперь работники диспетчерского отдела, бухгалтеры, инженеры и рабочие имеют доступ к определенным областям базы знаний, необходимым для их работы.

Руководство УК оставило отзыв о работе с Атлас24:

«Удобная и надежная база знаний от российского разработчика. Благодаря ей мы смогли грамотно структурировать и хранить информацию, назначили права доступа и повысили лояльность жильцов нашего ЖК. Мы будем продолжать использовать Атлас24 в дальнейшем, изучая другие его функции и возможности»

Результат

Все данные были собраны в единую систему Атлас24. Документы компании были разделены по категориям: акты, договоры, образцы заявлений, журналы, отчеты, ведомости и протоколы. Был настроен доступ к базе знаний для сотрудников. Время обработки обращений жильцов ЖК сократилось в 3 раза за счет выстроенной структуры документов.