База знаний для
обучения сотрудников
обучения сотрудников
Кейс
Как организовать обучение и аттестацию сотрудников в одном окне, чтобы руководитель мог в любой момент узнать уровень знаний подчиненных, а все документы были всегда под рукой
Проблема
Отсутствует единая система хранения документов и файлов. Тестирования новых и старых сотрудников проводятся при помощи Google Form, из-за чего отсутствует возможность привязки тестов к документам и возможность привязки опроса к конкретному документу с изображениями и обучающим материалом, что важно при тестировании на знание ассортимента. Также в Google Form невозможно ограничить количество прохождений теста и разрешить прохождение для определенных пользователей, а для прохождения опроса необходимо зарегистрироваться в Google или войти в свой аккаунт.
Отсутствует единая система хранения документов и файлов. Тестирования новых и старых сотрудников проводятся при помощи Google Form, из-за чего отсутствует возможность привязки тестов к документам и возможность привязки опроса к конкретному документу с изображениями и обучающим материалом, что важно при тестировании на знание ассортимента. Также в Google Form невозможно ограничить количество прохождений теста и разрешить прохождение для определенных пользователей, а для прохождения опроса необходимо зарегистрироваться в Google или войти в свой аккаунт.
Задача
Организовать хранение документов компании в единой базе знаний, обеспечить доступ к данным в зависимости от прав доступа (коммерческий отдел имеет доступ к одним документам, новых сотрудники — к другим), настроить систему тестирования новых и старых сотрудников.
Организовать хранение документов компании в единой базе знаний, обеспечить доступ к данным в зависимости от прав доступа (коммерческий отдел имеет доступ к одним документам, новых сотрудники — к другим), настроить систему тестирования новых и старых сотрудников.
Основная проблема компании
Недавно к нам обратилась компания, занимающаяся продажей электротехнической продукции. На данный момент в ее штате работает 74 человека и происходит активный набор новых сотрудников из-за появления нового филиала.
Ранее все необходимые для работы документы, в том числе обучающие пособия, хранились в разрозненных источниках: на Яндекс.Диске, Google Docs, в рабочих чатах в мессенджерах и в личных заметках сотрудников. Из-за этого поиск необходимых материалов занимал большое количество времени и значительно замедлял рабочие процессы.
Для проверки знаний новых и старых сотрудников использовались Google Forms, однако они имеют несколько недостатков:
Ранее все необходимые для работы документы, в том числе обучающие пособия, хранились в разрозненных источниках: на Яндекс.Диске, Google Docs, в рабочих чатах в мессенджерах и в личных заметках сотрудников. Из-за этого поиск необходимых материалов занимал большое количество времени и значительно замедлял рабочие процессы.
Для проверки знаний новых и старых сотрудников использовались Google Forms, однако они имеют несколько недостатков:
- Отсутствует возможность ограничить количество попыток на прохождение опроса. Из-за этого человек может проходить тест неограниченное количество раз без какой-либо периодичности.
- Нельзя ограничить прохождение теста для определенных пользователей. Любой человек может пройти тест по публичной ссылке.
Руководством компании было принято решение подключить базу знаний, в которой можно было бы хранить документы и тестировать знания сотрудников.
На что обращали внимание при выборе решения
Выбором подходящей базы знаний занимался HR-отдел компании, так как именно им была важна возможность тестирования соискателей и сотрудников, в связи с расширением штата и увеличением ассортимента.
При поиске подходящего решения, совместно с руководством, был выявлен ряд основных функций, которыми должна обладать база знаний:
При поиске подходящего решения, совместно с руководством, был выявлен ряд основных функций, которыми должна обладать база знаний:
- Отечественная разработкаВ связи с тем, что большое количество зарубежных сервисов и компаний покинули территорию России, было важно, чтобы база знаний была разработана отечественным производителем ПО.
- Создание тестов и опросовИз-за расширения компании HR-отдел нанимал большое количество новых сотрудников, которых нужно обучать и проверять их знания. Вместе с ростом фирмы увеличился и ассортимент продукции, поэтому тестирования были нужны и для уже работающих сотрудников.
- Хранение всех документов в едином пространствеБыло необходимо объединить документы из разрозненных источников: Яндекс.Диска, Google Docs, чатов и заметок в единую систему хранения данных для удобства сотрудников.
- Возможность распределения прав доступаHR-отделу было важно, чтобы новые сотрудники имели доступ к ограниченному количеству документов для обучения для большей безопасности хранения данных и простой ориентации в рабочем пространстве базы знаний.
Атлас24 — База Знаний полностью соответствовала данным критериям. К тому же она легко интегрировалась с Битрикс24, в котором работали сотрудники компании.
Результаты внедрения и перспективы
На данный момент базой знаний активно пользуется 30 работников компании, а еще 20 человек, в том числе новые сотрудники, проходят тестирования на знание ассортимента: порядка 80 вопросов со множественным, одиночным выбором и числовым вводом ответа.
Создание вопроса с одиночным выбором ответа
Руководство компании приняло решение создать 2 больших теста, которые сотрудники должны проходить ежемесячно, и 2 дополнительных, меняющихся от месяца к месяцу, в которых проверяется знание новых товаров и акций.
Настройка повторного прохождения теста раз в месяц
Для большей безопасности всех тестов было настроено их прохождение только для тех пользователей, которые были зарегистрированы в базе знаний.
Отключение доступа для незарегистрированных пользователей
База знаний позволяет HR-отделу и руководству компании просмотреть количество прохождений, средний балл пользователей, а также подробное прохождение теста каждым сотрудников в удобной статистике. Исходя из этого, HR может сделать вывод, каких сотрудников (из недавно нанятых) придется дополнительно обучать, а какие могут влиться в работу в ближайшее время.
Статистика прохождения тестирования
Благодаря тестированию сотрудников повысилась лояльность клиентов: теперь отдел продаж оперативно отвечает на вопросы пользователей о товарах, легко ориентируясь в рабочем пространстве и помня практически весь ассортимент.
Руководство компании и HR-отдел остались довольны функционалом Атлас24 и надеются, что в будущем будет настроена более удобная визуализация документов и подробная система аналитики прохождения тестов.
Руководство компании и HR-отдел остались довольны функционалом Атлас24 и надеются, что в будущем будет настроена более удобная визуализация документов и подробная система аналитики прохождения тестов.
Результат
Организовано удобное хранение документов в одном пространстве, настроена система тестирования сотрудников: по 2 обязательных и 2 дополнительных теста в месяц. Улучшена система обучения. Выставлены ограничения по количеству прохождения тестов и права доступа к ним.